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Como a automação de processos pode diminuir seu volume de trabalho?

Automação de processos
Automação de processos

Muita gente fala sobre automação de processos, mas nem todos entendem o impacto dessa prática na rotina de trabalho. Para quem tem um site e quer profissionalizá-lo com um layout personalizado, otimizar as atividades é sinônimo de simplificar as ações e aumentar a satisfação dos clientes.

Como chegar a esse patamar? A resposta passa pela informatização de atividades manuais. Desse modo, você tem mais tempo para focar nas tarefas estratégicas — por exemplo, atendimento ao cliente e atenção aos prazos estipulados e compras que otimizem o seu estoque.

Nesse sentido, os ganhos obtidos são significativos, especialmente para a competitividade do negócio. Contudo, como entender a automação de processos em toda sua amplitude? Além disso, de que forma compreender sua contribuição à redução do volume de trabalho?

É o que vamos responder neste artigo, a partir das perguntas e respostas que estão dispostas a seguir. Então, quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo!

O que é automação de processos?

A automação de processos consiste em otimizar as atividades já realizadas a fim de diminuir a quantidade de trabalho executada e os custos. Isso é feito por meio de softwares que informatizam as tarefas e oferecem mais controle sobre elas.

Em todo negócio, existe um fluxo de trabalho. Por exemplo: em um e-commerce, um dos processos existentes é o de vendas. O cliente entra em contato, tira suas dúvidas e faz a aquisição do produto pelo site. Você recebe o pedido, separa a mercadoria ou a produz, embala e, então, entrega para os Correios ou para a transportadora, a fim de que seja entregue.

Nesse caso, a automação prevê o atendimento virtual com a ajuda de um assistente, a notificação da chegada do pedido pelo software e a integração com o sistema dos Correios ou da transportadora para alerta de que o produto precisa ser recolhido.

Esse é um exemplo simples, mas evidencia que a ideia é tornar o processo mais inteligente e rápido. Dessa maneira, você tem uma chance maior de produzir mais em menos tempo e com a mesma qualidade. Em outras palavras, é um aperfeiçoamento da técnica utilizada com o objetivo de agilizar as tarefas.

Como ela funciona?

Automatizar os processos demanda investimentos em tecnologia, porque é dessa maneira que as atividades são informatizadas. No entanto, os benefícios derivados dessa prática trazem um bom retorno — ou seja, vale a pena empregar recursos para essa finalidade.

Dessa forma, o propósito é utilizar equipamentos, máquinas e ferramentas que substituam as tarefas manuais. Isso pode ser feito tanto em métodos simples quanto em métodos complexos. Por exemplo: em uma loja virtual, é possível fazer desde a gestão do negócio com a ajuda do software de gestão (ERP) até os processos de pagamento pelas compras e o rastreamento das entregas.

Mesmo que você já execute esses processos com a ajuda de uma planilha do Excel, por exemplo, é provável que não exista um controle aprofundado. Isso ocorre porque a inserção de dados é manual, em vez de ser automática.

Com a automação de processos, apenas uma pessoa insere a primeira informação e o restante é atualizado de maneira automática. Assim, logo que uma mercadoria é acrescida ao estoque, por exemplo, o dado chega para o setor de vendas e é ajustado no e-commerce, a fim de possibilitar a comercialização pela internet.

Exemplo

Por isso, algumas atividades passíveis de automação são:

  • controle de estoque, conforme já mencionado;
  • fluxo de pagamentos, a fim de confirmar o crédito ou a quitação do cliente e tornar a experiência de compra mais dinâmica;
  • campanhas de marketing, para utilizar novas soluções, como o e-mail marketing;
  • atendimento ao cliente, por exemplo, pela implantação de chatbots e assistentes virtuais para responder às perguntas mais comuns;
  • rastreamento de mercadorias, pois otimiza o pós-venda e ganha a confiança do consumidor;
  • precificação, já que os valores referentes a cada produto são calculados com mais precisão devido ao uso da tecnologia.

Esses processos passíveis de automação foram citados só para exemplificar. Seja como for, o importante é entender que todos visam à agilidade das atividades e à centralização das informações a fim de tomar decisões mais acertadas — inclusive porque isso ajuda o negócio a crescer de maneira saudável.

Quais são seus impactos para um empreendedor?

Os efeitos da automação de processos são sentidos em diferentes aspectos para o empreendedor. As vantagens incluem um monitoramento maior das etapas do seu e-commerce, assim como mais facilidade na gestão e no aumento da vantagem competitiva.

Para entender melhor quais são os impactos para o empreendimento, veja os benefícios que citamos em seguida.

Centralização das informações

A substituição das atividades manuais por automatizadas faz com que todos os setores tenham acesso aos mesmos dados. Em outras palavras, isso significa que as informações são atualizadas de maneira automática para as diferentes áreas. Assim, as tomadas de decisão são mais acertadas devido ao compartilhamento proporcionado pelas ferramentas, bem como pela facilidade de consulta.

Redução dos custos

O desperdício de tempo, dinheiro, recursos e esforços é reduzido, porque os processos se tornam mais racionais e inteligentes. Assim que os erros aparecem, são corrigidos, a fim de evitar outros problemas. A automação de processos também permite mapear os fluxos de trabalho para identificar pontos de ineficiência e gargalos.

Melhoria e aumento da eficácia da gestão

As plataformas de automação trazem visibilidade e transparência às informações. Do mesmo modo, possibilitam ao gestor ter uma visão mais abrangente. Essa perspectiva diferenciada facilita a compreensão de como os processos devem ser integrados, principalmente porque as decisões são tomadas a partir de conhecimentos consolidados.

Diminuição do tempo de trabalho

O esforço e o tempo empregados para realizar as tarefas são reduzidos de maneira significativa, porque a burocracia é diminuída. Da mesma forma, as atividades manuais são informatizadas, o que permite aos colaboradores focar em ações estratégicas.

Aumento da prospecção de clientes

A redução do volume de trabalho tem por consequência o aumento do tempo de prospecção dos clientes. Por isso, você consegue focar mais nas ações de marketing e investir em links patrocinados, estratégia de e-mail marketing ou SEO, por exemplo.

No entanto, é importante destacar que a automação, ao mesmo tempo em que oferece essa possibilidade, também diminui a necessidade de investir em marketing. Isso acontece porque sua empresa passa a entregar produtos de mais qualidade, com preço acessível e entrega rápida. Assim, há o aumento da satisfação do cliente, que volta a adquirir no seu e-commerce.

Crescimento da vantagem competitiva

O aumento do varejo online implica elevação da concorrência. Portanto, os e-commerces precisam se destacar e conquistar vantagem competitiva. A automação de processos faz exatamente isso. Ao descobrir como as atividades são executadas, é instaurado um ciclo de melhoria contínua. Isso é percebido pelo cliente e, por consequência, eleva a reputação da loja virtual.

Como implementar a automação de processos?

A automação depende do uso de tecnologias. Por isso, é fundamental contar com ferramentas apropriadas. O software de gestão é uma delas, já que permite centralizar as informações de vários departamentos em um só local. No entanto, os esforços devem ir além.

Um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) também é importante. Com ele, você unifica os dados dos consumidores que já entraram em contato com o seu e-commerce. Assim, reúne informações, como nome, e-mail, telefone, preferências, comportamento etc. Por consequência, consegue manter um contato constante, que incentive a compra recorrente.

Nesse sentido, é imprescindível ter uma plataforma que automatize os processos da sua loja virtual. Para isso, você deve contar com designers especialistas no assunto, que criam layouts personalizados e com boa usabilidade.

Além disso, é preciso que, entre os recursos oferecidos, estejam os de brand, programação CSS, banners, long pages para produtos e e-mail marketing. Desse modo, até a credibilidade do seu e-commerce é aumentada.

Quais são os desafios existentes?

Apesar de a automação dos processos ser importante, as empresas enfrentam algumas dificuldades. A principal é a dificuldade de as pessoas incorporarem a tecnologia ao seu trabalho diário. Certamente, é mais fácil manter o fluxo de atividades da forma como é realizado atualmente. Contudo, é preciso mostrar os benefícios derivados dessa mudança e até fornecer treinamentos, caso seja necessário.

Além disso, é importante fazer a transformação aos poucos, já que o processo gradativo é mais seguro e oferece mais chances de acerto. Assim, é possível preparar a empresa para a inserção das ferramentas e os colaboradores para esse novo cenário.

O último desafio é o de monitorar os resultados. É fundamental verificar o desempenho do e-commerce e de suas atividades, a fim de saber se as expectativas são atendidas. Caso contrário, está na hora de fazer ajustes para garantir o alcance dos objetivos.

Em resumo, a automação de processos assegura a redução de falhas operacionais, porque deixa a burocracia de lado e traz inteligência às atividades. Desse modo, são evitados erros simples do negócio — e você nem precisa ser um especialista no assunto para colocar essa ideia em prática, porque os comandos são fáceis de aplicar.

Então, que tal aplicar essas sugestões no seu e-commerce? Aproveite para ver outras dicas interessantes seguindo nossos perfis nas redes sociais! Estamos no Facebook, no Twitter, no Instagram e no LinkedIn.


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